ตารางการทำงาน

ตารางการทำงาน คือ การกำหนดกฏระเบียบข้อบังคับในการทำงานของพนักงานเพื่อให้เป็นตามระเบียบแบบแผนการทำงานขององค์กรนั้นๆ ขึ้นอยู่กับกฎระเบียบของบริษัท ดังตัวอย่างเป็นการกำหนดเวลาทำงานให้กับพนักงาน ซึ่งสามารถกำหนดได้หลายรูปแบบ โดยไปที่เมนู ปรับปรุงข้อมูล/ตั้งค่าต่างๆ -> ตั้งตารางการทำงาน

1. การสร้างตารางการทำงานใหม่      โดยการ คลิก เพิ่มใหม่      1. ชื่อตารางเวลา (การตั้งชื่อตาราง ชื่ออะไรก็ได้ตามต้องการ เช่น การทำงานปรกติ )      2. เวลาเข้างาน (คือ เวลาการเข้างานปรกติเช่น ปรกติเข้างาน 8:00-17:00 ช่องนี้จะใส่ 8:00)      3. เวลาออกงาน (คือ เวลาการออกงานปรกติเช่น ปรกติเข้างาน 8:00-17:00 ช่องนี้จะใส่ 17:00)      4. สายได้ (นาที) (คือ เวลากำหนดการเข้างานสายได้ไม่เกิน เช่น เข้างาน 8:00 กำหนดช่องนี้เป็น 5 นาทีแสดงว่า พนักงานสามารถที่จะเข้างานได้ 8:05 ไม่ถือว่าสาย )      5. ออกก่อนได้ (นาที) (คือ เวลากำหนดการออกงานก่อนได้ไม่เกิน เช่น ออกงาน 17:00 กำหนดช่องนี้เป็น 30 นาทีแสดงว่า พนักงานสามารถที่จะออกงานก่อนได้ตั้งแต่ 16:30 ไม่ถือว่าออกก่อน )      6. เริ่มเข้างานได้ตั้งแต่เวลา (คือ เวลาการให้เข้างานปรกติเช่น ปรกติเข้างาน 8:00-17:00 ช่องนี้จะใส่ 6:00 หรือน้อยกว่า)      7. เข้างานภายในเวลา (คือ เวลาการให้เข้างานปรกติ ที่ถือว่าเป็นการเข้างาน เช่นเข้างาน 8:00 ช่องนี้อาจจะกำหนดเป็น 12:00 ถ้าพนักงานแสกน 10:00 ในโปรแกรมยังถือว่าเป็นการเข้างานแต่จะถือเป็นเข้างานสายไป เพราะในกาตั้งสายจะได้ไม่เกิน 8:05 ในช่อง สายได้ (นาที) )      8. เลิกงานได้ตั้งแต่เวลา (คือ การเลิกงาน โปรแกรมจะถือว่าเป็นการเลิกงานได้ตั้งแต่ เช่น ถ้าเข้างาน 8:00-17:00 ช่องนี้ควรจะใส่เป็น 13:00 ถือเป็นการออกงาน แต่อาจจะเป้นการออกก่อนไป)      9. ให้เลิกงานภายในเวลา (คือ เป็นการกำหนดการเลิกงานเช่น 8:00-17:00 ช่องนี้ควรใส่ 23:00 เพื่อโปรแกรมจะได้รู้ว่าพนักงานที่แสกนออกซึ่งบางครั้งพนักงานเลิกงานสาย) ตัวอย่างการตั้งตารางเวลา      รูปตัวอย่างการแสดงการกำหนด กฎระเบียบการเข้าทำงานให้กับพนักงานหรือเรียกว่า “การตั้งตารางทำงาน”

2. การตั้งกะการทำงาน      เมื่อมีการตั้งกฎการทำงานที่เป็นกฏระเบียบบริษัทเรียบร้อยแล้ว ต่อไปเป็นการตั้งกะการทำงาน หมายความว่า เมื่อได้กฎระเบียบแล้วจะเอากฎระเบียบไปใช้กับวันใหนบ้างซึ่ง เช่น ใช้กับ วันจันทร์-ศุกร์ ซึ่งเป็นวันทำงานของบริษัทตามกฎข้อบังคับ ในส่วนหัวข้อนี้จะเอากฎไปใช้กับวันทำงาน      โดยการเลือกไปที่เมนู ปรับปรุง/ตั้งค่าต่างๆ -> ตั้งกะการทำงาน

จะปรากฏหน้าการตั้งกะการทำงานโดยที่มีเมนู      - เพิ่มกะใหม่      - แก้ไข      - ลบข้อมูล

3. เพิ่มตารางการทำงาน      เมื่อคลิกเพิ่มกะการทำงานใหม่แล้ว ให้ทำการคลิกที่กะที่เพิ่มใหม่ แล้วคลิก “เพิ่มตารางการทำงาน” จะประกฎหน้าต่างการเพิ่มเวลาทำงานดังนี้

3.1 การเพิ่มเวลาทำงาน      เป็นการกำหนดเวลาการทำงาน เพื่อมาใช้กับวันที่ทำงาน โดยการคลิกเพิ่มใหม่ จะแสดงหน้าต่างตารางเวลาทำงานที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ แล้วทำการ Double Click เพื่อเลือกตารางการทำงานเพื่อใช้ในการทำงาน

เมื่อ Double Click แล้วจะได้ตารางทำงานแต่จะมีเฉพาะวันจันเท่านั้นจำเป็นจะต้องทำการเลือกตารางทำงานทุกวันในกรณีที่แต่ละวันใน 1 สัปดาห์ทำงานโดยใช้ตารางเวลาไม่เหมือนกัน แต่ถ้าหากเหมือกัน จันทร์-ศุกร์ สามารถใช้ปุ่มคัดลอกได้เลยดังรูป

หากมีการกำหนดโอทีให้ติกเลือกโอทีการทำงานและระบุเวลาการทำงาน แต่ห้ามทับกับตารางเวลาทำงาน      แล้วคลิกตกลงเพื่อยอมรักการตั้งกะการทำงาน แล้วเมื่อคลิกที่กะการทำงานก็จะแสดงเวลาการทำงานของพนักงานในแต่ละวัน ดังรูป

3.2 การลบตารางการทำงาน      การลบตารางการทำงาน คือการลบตารางเวลาของการทำงานออก

4. ตั้งตารางทำงานของพนักงาน

การตั้งตารางทำงานของพนักงาน คือการกำหนดตารางกะการทำงานที่สร้างในหัวข้อ “ตั้งกะการทำงาน” เพื่อระบุการทำงานให้แต่ละบุคคล ว่ากะการทำงานของพนักงานคนหนึ่งควรใช้การใดให้สอดคล้องกับการทำงานของพนังงาน      การกำหนดโดยการเลือกที่เมนู ปรับปรุงข้อมูล/ตั้งค่าต่างๆ -> การตั้งตารางทำงานของพนักงาน

เมื่อต้องการกำหนดกะให้กับพนักงานให้คลิกแผนก หรือคลิก ทั้งบริษัทนั้นๆ จะมรรายชื่อพนักงานแสดงรายการออกมาแล้วทำการคลิกเลือกพนักงานที่ต้องการตั้งกะ หากเลือกทั้งแผนกให้คลิกปุ่ม “เลือกทั้งหมด” ข้อมูลพนักงานจะขึ้นแถบสีเขียวคลุมรายชื่อทั้งหมด หากต้องการเลือกเฉพาะบางคนให้กดปุ่ม Ctrl ที่คีย์บร์อด แล้วคลิกบุคคลที่ต้องการกำหนดกะการทำงาน เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก “กำหนดกะให้พนักงาน” จะปรากฎหน้าต่างขึ้นดังรูป

ให้คลิกเครื่องปุ่มที่มีเครื่องหมายบวกเพื่อเป็นการกกำหนดกะ จะแสดงดังรูปการกำหนดกะมีขั้นตอนการกำหนดดังนี้

4.1 คลิกเลือกกะการทำงานที่ต้องใช้กับกลุ่มพนักงานหรือกลุ่มบุคคลนั้น เมื่อคลิกที่กะการทำงานข้อมูลกะการทำงานจะแสดงรายการการทำงานออกมาแต่ละวัน      4.2 จากนั้นให้ “กำหนดช่วงวันที่ใช้กะนี้” เพื่อเป็นการระบุช่วงเวลาการใช้งานของกะการทำงาน ดังตัวอย่างจะใช้กะการทำงานนี้ประมาณ 2 เดือน ตั้งแต่วันที่ 01/10/2010 -30/11/2010

4.3 เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้วคลิกตกลง จะปรากฎ รายการแผนการทำงานของพนักงาน กะสามารถกำหนดไว้ล่วงหน้าเป็นช่วง ๆ ได้ แต่มีข้อแม้ว่าวันสิ้นสุดการใช้กะต้องไม่ทับซ้อนกับวันเริ่มต้นของกะถัดไป